PEDOMAN ADMINISTRASI

PEDOMAN

ADMINISTRASI, KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOLER

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

________________________________________________________

Untuk menunjang proses aktifitas organisasi secara terstruktur dan teratur perlu disusun sistim administrasi, kesekretariatan dan Protokoler DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Pedoman ini dimaksudkan agar pengurus memiliki standard yang jelas dalam penyelenggaraan organisasi. Selain itu juga dimaksudkan agar DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” memiliki karakteristik tersendiri dalam sistim organisasinya sehingga mudah dikenal dan  memiliki sekuritas organisasi yang baik.

I.       ADMINISTRASI

Administrasi Keanggotaan.

Jama’ah Masjid adalah merupakan subyek sekaligus obyek da’wah dan aktifitas DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”, karena itu keberadaan mereka secara formal sebagai anggota perlu dilegalisasikan dalam suatu sistim administrasi keanggotaan.

Pendaftaran Jama’ah.

Setiap jama’ah harus didata dalam Buku Induk Jama’ah, karena itu perlu dilakukan pendataan jama’ah dengan melakukan regristerasi keanggotaan. Form Regristerasi Jama’ah mengandung catatan mengenai data pribadi dan keluarga.

(Lihat contoh Form Regristerasi Jama’ah)

Nomor Induk Jama’ah.

Setiap jama’ah yang telah mendaftarkan diri dengan mengisi Form Regristerasi Jama’ah selanjutnya diberi Nomor Induk Jama’ah (NIJ) dengan ketentuan sebagai berikut:

a.   Nomor urut keanggotaan. Lima digit dengan angka pertama 00001.

b.   Tanda pemisah. Berupa titik (.).

c.   Tahun pendaftaran sebagai anggota DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Empat digit, Tahun Hijriyah.

d.   Tanda pemisah. Berupa titik (.).

e.   Nomor urut dalam keluarga. Tiga digit.

Ayah                     : 001

Ibu                                : 002

Anak dan lain-lain    : 003 dst.

Contoh:

Dalam suatu keluarga yang terdiri dari: Ir. Mustafa Ibrahim (Ayah),  Dra. Umi Sakinah (Ibu), Mar’ah Alifah (Anak),  Achmad Shalih (Anak) dan Siti Amanah (Saudara).

Ibrahim Al Mustafa, ST NIJ    : 00123.1428.001

Dra. Umi Sakinah        NIJ            : 00123.1428.002

Mar’ah Alifah              NIJ    : 00123.1428.003

Achmad Shalih    NIJ            : 00123.1428.004

Siti Amanah                NIJ    : 00123.1428.005

       

Kartu Jama’ah.

Sebagai tanda pengenal keanggotaan diperlukan adanya Kartu Jama’ah. Dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Ukuran        : 8 x 5  cm2.

b. Warna    : Hijau Muda.

c. Isi data  : -    Pas photo 3 x 4  cm2.

-      Nama lengkap.

-      Nomor Induk Jama’ah.

-      Nomor Kartu Jama’ah (no. urut/bulan/tahun).

d. Tanda tangan pemegang kartu.

(Lihat contoh Skema Kartu Jama’ah)

Buku Induk Jama’ah.

Berisi kumpulan Form Regristerasi Jama’ah dan data jama’ah yang telah disederhanakan. Data jama’ah tersebut antara lain:

a.   Nomor urut.

b.   Nama Lengkap.

c.   Nomor Induk jama’ah.

d.   Alamat.

e.   Nomor Telephone.

(Lihat contoh Form Data Buku Induk Jama’ah).

Data Base Jama’ah.

Adalah data masing-masing jama’ah sebagaimana terdapat dalam Buku Induk Jama’ah yang dilengkapi dengan catatan aktifitas mereka dalam pelatihan dan kepengurusan. Data ini disusun berdasarkan nama dan Nomor Induk Jama’ah dalam program komputer yang memudahkan dalam pelacakan.

Administrasi Surat Menyurat.

Surat menyurat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” mengikuti kaidah korespondensi umum dengan melakukan modifikasi sesuai dengan ciri khas dan sekuritas organisasi yang diperlukan.

(Lihat contoh Format Surat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”)

Kertas Surat.

Kertas surat yang dipergunakan adalah berwarna putih. Kertas warna lain dipergunakan sebagai pendukung, seperti proposal, skema, pembatas dan lain sebagainya. Dipilih ukuran standard yang mudah diperoleh di pasaran, terutama ukuran A4 (210 mm x 297 mm)/ kertas photo copy (80 gram) dan Folio (8 1/2 in x 13 in).

Kepala Surat.

Kepala surat memuat :

a.   Baris pertama tulisan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Font size 20.

b.   Baris ke-dua tulisan PERUMAHAN BTN BUKEPIN CIREBON. Font size 16.

c.   Baris ke-tiga tulisan “Sekretariat: RT.02/RW05 DESA KEPONGPONGAN CIREBON 02313310720  Font size 10.

d.   Logo Masjid. Terletak di sebelah kiri.

e.   Garis lurus ganda pembatas kepala surat.

(Lihat contoh Kepala / Kop Surat)

Pembukaan.

Tulisan Bismillaahirrahmaanirrahiim dengan menggunakan bahasa Arab atau bahasa Indonesia terletak pada posisi center di bawah garis ganda pembatas.

Nomor Surat.

Terletak di sebelah kiri atas. Menggunakan nomor standard sebagai berikut:

a.   Tulisan nomor disingkat “ No. ”.

b.   Tanda dua titik sebagai pemisah.

c.   Menggunakan nomor urut angka tiga digit, dimulai dari 001.

d.   Garis miring.

e.   Kode “ I ” untuk surat intern, “ E ” untuk surat ekstern dan kode “ IE ” untuk surat dengan tujuan intern sekaligus ekstern DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Untuk masing-masing bidang diberi tambahan setelah kode intern dan ekstern dengan strip (-) dan nomor urut dua digit sesuai kode bidangnya, yaitu:

Ketua  Umum                                         : 00

Bidang Pembinaan Jama’ah                       : 01

Bid Pemeliharaan d  Pengembangan Masjid : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                      : 03

Bidang Pendidikan dan Pelatihan                        : 04

Bidang Dana dan Perlengkapan                 : 05

Bidang Pembinaan Remaja Masjid              : 06

f.    Garis miring.

g.   Bulan Hijriyah, nomor urut angka dua digit dengan ketentuan sebagai berikut:

Muharram      : 01

Shafar           : 02

Rabi’ul Awal    : 03

Rabi’ul Akhir   : 04

Jumadil Awal   : 05

Jumadil Akhir  : 06

Rajab            : 07

Sya’ban         : 08

Ramadlan       : 09

Syawal          : 10

Dzulqo’idah     : 11

Dzulhijjah       : 12

h.   Garis miring.

i.     Tahun Hijriyah, nomor urut angka empat digit.

Contoh :

Surat yang dikeluarkan Ketua Umum.

No.   :  004/E-00/02/1424

Surat yang dikeluarkan Bidang Kesejahteraan umat.

No.   :  010/I-03/03/1424

j.    Untuk surat yang dikeluarkan panitia diberi tambahan setelah kode intern dan ekstern dengan strip (-) yang diikuti tulisan “PAN” dan kode kepanitiaan.

Contoh :

Surat yang dikeluarkan Sekretaris Panitia Ramadlan.

No.   :  010/E-PANRMD/09/1424

k.   Untuk surat yang dikeluarkan khusus diberi kode tersendiri dengan menghilangkan kode intern dan ekstern. Kode yang dimaksudkan adalah merupakan jenis surat dan institusi yang mengeluarkan.

Contoh :

Surat yang dikeluarkan Pimpinan Sidang Musyawarah Jama’ah.

No.   :  001/TAP/MJ-I/07/1424  (Surat Ketetapan)

No.   :  003/TUS/MJ-I/07/1424  (Surat Keputusan)

Lampiran.

Terletak di sebelah kiri atas di bawah nomor surat. Lampiran ditulis  “Lamp.” diikuti dengan tanda dua titik sebagai pemisah. Selanjutnya disebutkan quantitas dan isi pokok (sesuatu) yang dilampirkan.

Contoh :

Lamp.        : 1 bendel proposal.

Perihal.

Terletak di sebelah kiri atas di bawah lampiran. Perihal ditulis “Hal” diikuti dengan tanda dua titik sebagai pemisah. Selanjutnya disebutkan isi pokok surat yang diberi garis di bawahnya (underline).

Contoh :

Hal    : Undangan pengajian.

Tujuan dan penerima surat.

Terletak sebelah kanan atas dengan bentuk:

a.   Penghormatan        : “Kepada Yang Kami Hormati,”

b.   Sebutan         : “Bpk.” / “Ibu” / “Sdr.”

  Tanpa sebutan, untuk lembaga    atau jamak.

c.   Personal         : Nama pribadi, untuk

                        perseorangan.

  -Pengurus/Pimpinan

   lembaga,untuk lembaga

  - “ up ”, untuk unit suatu

     lembaga.

d.   Penunjuk       : “Di”

e.   Tempat          : Nama kota atau kata “Tempat”

Contoh :

Kepada Yang Kami Hormati,

Bpk. Ustadz ‘Abdul Aziz

Di

Tempat

Kepada Yang Kami Hormati,

General Manager PT. Badak NGL

Up. Public Relation Department

Di

CIREBON

Kepada Yang Kami Hormati,

Pengurus Baitul Mal PKT

Di

CIREBON

Kalimat pembuka isi surat.

Menggunakan kalimat salam tanpa disingkat:

a.   Assalaamu’alaikum.

b.   Assalaamu’alaikum warahmatullaah.

c.   Assalaamu’alaikumwarahmatullaahi wabarakaatuh.

d.   Dengan hormat (untuk non muslim).

Isi surat.

Berisi mengenai: pendahuluan, pokok pembicaraan dan penutup.

a.   Pendahuluan.

Puji syukur kepada Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah. Do’a dan harapan kesejahteraan. Kalimat pendahuluan.

Contoh:

   

Segala puji bagi Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah yang telah menuntun umat manusia menuju jalan yang benar. Seiring silaturrahmi kami, semoga kiranya Allah senantiasa memberi taufiq dan rahmat kepada kita semua. Amien.

Dengan ini kami Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” memberitahukan kepada …………………. Dan seterusnya.

b.   Pokok pembicaraan.

Menggunakan bahasa yang efektif dan efisien. Tidak berpanjang lebar atau membingungkan dan mudah dipahami atau dimengerti isinya. Kata-kata yang dipilih sopan, wajar, komunikatif dan tidak berlebih-lebihan.

Contoh :

Surat undangan.

Pertemuan tersebut, insya Allah, akan diselenggarakan pada:

Hari /Tanggal  : Ahad, 13 Sya’ban  1428 H

                                26 Agustus 2007 M

Waktu           : Jam 20.00 s/d selesai.

Tempat          : Masjid “AL BAROKAH”,

  Perumahan BTN bukepin Cirebon.

Acara            : Pembentukan panitia Ramadlan.

c.   Kalimat penutup.

Menggunakan kalimat yang sopan, bersahabat dan mempererat silaturrahim. Bilamana perlu diiringi dengan harapan, ucapan terima kasih dan do’a.

Contoh:

Demikianlah pemberitahuan kami semoga menjadikan periksa adanya.

Atas segala perhatian dan bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.

Penutup surat.

Menggunakan kalimat “ Billaahittaufiq walhidayah, ” dan diikuti dengan:

a.   Wassalaamu’alaikum.

b.   Wassalaamu’alaikum warahmatullaah.

c.   Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

d.   Sekian dan terima kasih (untuk non muslim).

Contoh :

Billaahittaufiq wal hidayah,

Wassalaamu’alaikum warahmatullaah.

Format surat khusus

Surat-surat khusus, seperti: Surat Mandat, SuratTugas dan Surat Keputusan Musyawarah Jama’ah memiliki kekhasan tersendiri. Judul dan nomor surat di tengah dan tidak mencantumkan salam pembuka maupun penutup.

                        (Lihat contoh Surat Biasa dan Surat Khusus)

Tempat dan tanggal surat.

Tempat dan tanggal surat terletak disebelah kanan bawah. Untuk tempat dituliskan nama kota, sedang untuk tanggal dituliskan penanggalan hijriyah bersamaan dengan penanggalan miladiyah di bawahnya dengan dipisah underline.

Contoh:

CIREBON, 13 Sya’ban 1428 H

          26 Agustus 2007 M

Pengirim/pembuat surat.

Pengirim adalah pengurus lembaga yang mengeluarkan surat, baik Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”, Pengurus bidang-bidangnya maupun unit-unit yang terpisah. 

Contoh:

Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

Bidang Kesejahteraan Umat

Panitia Ramadlan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

Penanda tangan surat.

Penandatangan surat adalah tunggal tanpa ada countersign, artinya surat hanya ditandatangani satu orang sebagai pihak / pejabat yang mengeluarkan surat. Dalam hal ini oleh ketua kelembagaan masing-masing sesuai dengan hirarkinya. Dimana posisi tanda tangan sebelah kanan bawah lurus dengan posisi tempat dan tanggal surat maupun pengirim surat. Dituliskan nama yang bersangkutan dan jabatannya di bawah underline.

Contoh:

Maksum, ST              

Ketua Umum    

Suparman 

   Ketua                    

Pemakaian gelar kesarjanaan atau akademis disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya, seperti: Ir. (Insinyur), dr. (Dokter) Dr. (Doktor), Syeikh / Prof. (Profesor),  Lc. (Licence) , S.Ag. (Sarjana Agama), S.Sos. (Sarjana Sosial), MA (Master of Art), A.Md. (Ahli Madya) dan lain sebagainya.

Gelar status sosial atau keturunan atau panggilan, seperti Kyai, Ustadz, Ajengan, Datuk, Raden, Tubagus, Andi dan lain sebagainya, tidak diperkenankan ditulis di depan atau di belakang nama yang bersangkutan, kecuali nama asli sebagaimana tercantum dalam akte kelahiran.

Gelar karena ibadah, seperti Haji atau Hajjah (disingkat H. atau Hj.) juga tidak diperkenankan ditulis di depan atau di belakang nama yang bersangkutan.

Stempel surat.

Stempel atau cap kepengurusan di sebelah kiri dan sedikit menyentuh nama penanda tangan. Stempel DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” menggunakan stempel multi warna atau warna hijau saja bila menggunakan stempel biasa. Di bawah ini Gambar Stempel DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”:

 

       MULTI WARNA               WARNA HIJAU

                        Keterangan:

                        1. Bentuk           : Bulat.

                        2. Ukuran           : Diameter 3,5 cm.

                        3. Gambar          : Masjid berwarna hijau.

                        4. Tulisan           : DKM “AL BAROKAH” berwarna

                                                   biru.

                        5. Garis ganda    : Lingkaran berwarna biru.

Untuk Stempel kepanitiaan dibuat berbeda dari stempel pengurus. Stempel kepanitiaan berbentuk segi empat ukuran 2,5 cm  x 7,0 cm yang terdiri dari kubus dan bujur sangkar bergaris ganda. Pada bagian kubus terdapat gambar Masjid. Pada bagian bujur sangkar terdapat tulisan kepanitiaan yang bersangkutan. Semuanya berwarna hijau.                    

Contoh bentuk stempel Panitia Ramadlan

 

Keterangan:

1. Bentuk           : Kubus dan Bujur sangkar bergaris

                          ganda.

                        2. Ukuran           : (2,5 cm x 2,5 cm) dan (2,5 cm x  4,5 cm).

                        3. Tulisan hitam  : PANITIA RAMADLAN

  DKM “AL BAROKAH”

  PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON

                        4. Gambar          : Masjid.

Salinan dan tembusan.

Setiap surat yang dikeluarkan harus ada salinannya. Salinan dipergunakan untuk keperluan arsip dan tembusan kepada pihak-pihak yang dianggap perlu mengetahui surat tersebut.

Bilamana perlu tembusan dapat ditulis dalam surat, yaitu “ cc. : ” yang terletak di sebelah bawah kiri.  Tembusan minimal digunakan untuk arsip, apabila didistribusikan harus disebutkan pihak-pihak yang menerimanya.

Contoh :

cc.        : - Kapolda Jabar.

  - Camat CIREBON Selatan

  - Kepala KUA CIREBON Selatan

  - Arsip.

cc.: - Arsip.

Bilamana diperlukan dilengkapi stempel “ COPY ” pada bagian kanan atas menggunakan tinta warna ungu. Dengan bentuk persegi panjang 1,5 cm  x  3 cm.

 

Lipatan surat.

Bentuk lipatan disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan keharmonisan dengan amplopnya. Diusahakan agar kepala surat dan penerima surat dapat dilihat langsung ketika surat di buka dari amplopnya. Untuk kertas A4 dibuat tiga lipatan sedang kertas folio dibuat empat lipatan.

 

 

Amplop surat.

Digunakan amplop persegi panjang ukuran kabinet berwarna putih polos. Untuk amplop cetakan, pada bagian atas terdapat tulisan dan logo sebagaimana kepala surat. Bila tidak dicetak, cukup dicantumkan tulisan sebagaimana dalam kepala surat tanpa logo.

Tujuan dan penerima surat ditulis sebagaimana tercantum dalam isi surat di sebelah kanan atas di bawah garis ganda kepala surat. Bila surat disampaikan lewat jasa POS atau kurir, alamat penerima harus ditulis selengkap mungkin.

Contoh:

 

Agenda surat.

Surat masuk dan surat keluar diagendakan tersendiri dalam Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar.

Form Data Buku Agenda Surat Keluar terdiri dari  beberapa kolom, antara lain :

a.   Nomor urut.

b.   Nomor surat.

c.   Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF).

d.   Isi surat (Perihal).

e.   Tanggal surat.

f.    Tujuan (kepada).

Form Data Buku Agenda Surat Masuk terdiri dari  beberapa kolom, antara lain :

a.   Nomor urut.

b.   Nomor surat.

c.   Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF).

d.   Isi surat (perihal).

e.   Tanggal terima.

f.    Pengirim/penanda tangan (dari).

Untuk surat masuk harus diberi Stempel Penerimaan dengan bentuk sebagai berikut:

 

(Lihat contoh Form Data Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk)

Catatan:

Tanggal diterima, diisi tanggal pertama kali surat diterima dari pengirim atau kurirnya.

        AG    : Agenda surat. Dituliskan Nomor Urut dalam agenda dan

  Kode penyimpanan.

        Contoh :

 

Nomor Urut dalam agenda  012, disimpan dalam Kotak File no. 05 dan berada di rak file no. 03.

Ekspedisi surat.

Surat keluar (ekstern) yang telah selesai dibuat selanjutnya dikirim ke alamat tujuan. Diharapkan surat tersebut sampai ke tujuan tanpa menimbulkan keraguan, karena itu perlu dilakukan pencatatan dalam Buku Ekspedisi, yang berisi kolom:

a.   Nomor Urut.

b.   Nomor Surat

c.   Tujuan.

d.   Perihal.

e.   Tanggal dikirim.

f.    Parap penerima.

Apabila dalam keadaan tertentu data Buku Ekspedisi tidak dapat terisi dengan lengkap, maka perlu diberi keterangan yang jelas.

                        (Lihat contoh Form Data Buku Ekspedisi)

Administrasi Kearsipan.

Dalam administrasi kearsipan perlu diperhatikan aspek kemudahan dalam penelusuran. Sebagai kumpulan data, dokumen maupun surat-surat organisasi arsip harus ditata secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan mudah untuk menemukannya. Arsip harus disusun teratur, rapi dan bersih untuk menjaga keaslian dan keutuhannya.

Arsip organisasi harus disimpan di kantor sekretariat dan disusun dengan memperhatikan kaidah lima R: ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin. Untuk kemudahan (kepraktisan) dalam administrasi DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” dipakai teknis penyusunan arsip berdasarkan sistim kombinasi.

Almari arsip.

Bisa digunakan model almari terbuka atau tertutup yang terdiri dari beberapa rak penyimpanan arsip.

Contoh :

 

Identifikasi Document Keeper dan Kotak File.

Di dalam rak-rak arsip terdapat beberapa Document Keeper dan Kotak File yang digunakan untuk menyimpan data, surat-surat ataupun dokumen. Masing-masing Kotak File ini harus diberi Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) dan keterangan agar mudah dalam identifikasinya.

Cara penomorannya adalah sebagai berikut:

a.   Nomor Bidang (dua digit).

Ketua Umum                                          : 00

Bidang Pembinaan Jama’ah                       : 01

Bid Pemeliharaan d Pengembangan Masjid  : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                      : 03

Bidang Pendidikan dan Pelatihan                        : 04

Bidang Dana dan Perlengkapan                 : 05

Bidang Pembinaan Remaja Masjid              : 06

Sekretaris                                              : 07

Bendahara                                             : 08

b.   Garis miring.

c.   Nomor Rak (dua digit).

01, 02, 03 dan seterusnya. Kode tambahan A, B, C dan seterusnya.

d.   Garis miring.

e.   Tahun Hijriyah (empat digit).

f.    Garis miring.

g.   Nomor Urut Kotak File dalam Rak (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

                Contoh :

                01 / 03A / 1424 / 002

Keterangan yang diberikan pada Kotak File harus menunjukkan identitas yang jelas. Digunakan kombinasi sistim kearsipan berdasarkan nomor, tahun dan subyek. Sehingga Kotak File tersebut akan mudah teridentifikasi ketika dilakukan penulusuran file.

Untuk itu keterangan yang dituliskan/ditempelkan pada Kotak File dibagi menjadi empat bagian, yang terdiri dari:

Bagian 1    : Bidang Kerja.

Bagian 2    : Nama File.

Bagian 3    : Periode.

Bagian 4    : Nomor Urut Kotak File.

 

                Contoh :

               

Identifikasi dokumen.

Arsip-arsip didokumentasikan dalam file, bisa dipergunakan stofmap sebagai tempat masing-masing file. Stofmap harus diidentifikasi sebelum disimpan dalam Kotak File atau Document Keeper. Pemberian Nomor Identifikasi Stofmap (NIS) adalah dengan menuliskan Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) ditambah dengan nomor urut Stofmap dalam kotak tersebut. Nomor Identifikasi Stofmap dituliskan pada bagian kanan atas Stofmap, dengan nomor urut Stofmap tiga digit, yaitu: 001, 002, 003 dan seterusnya.

Contoh :

                01 / 03A / 1424 / 002 / 005

Penyimpanan.

Arsip-arsip yang telah lama (berusia tiga tahun ke atas) sebaiknya disimpan dalam Ruang Gudang atau tempat penyimpanan yang lain dengan tetap menjaga kemudahan dalam penelusuran file. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan dalam Kotak Karton Penyimpan Dokumen yang diberi label atau ditempel tulisan dengan isi sebagai berikut:

a.   Nama pemilik.

Ditulis: DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”.

b.   Nomor Urut Kotak (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

c.   Nama File.

Disesuaikan dengan Nama File pada Kotak File. Apabila merupakan gabungan berbagai macam file harus disebutkan satu per satu.

d.   Periode file.

Sebutkan periodenya sesuai pada Kotak File. Apabila merupakan gabungan berbagai macam file dapat dituliskan jangka (range) tahunnya.

e.   Tanggal penyimpanan.

Disebutkan tanggal dilakukan penyimpanan di dalam Ruang Gudang atau tempat penyimpanan.

                        Contoh :

                       

 

                        Catatan:

File dinyatakan kadaluwarsa apabila telah berumur 5 (lima) tahun sejak tanggal penyimpanannya. File yang sudah kadaluwarsa bisa dibuang atau masih tetap disimpan.

File-file Komputer.

File-file komputer disimpan dalam bentuk Compact Disk (CD) dan Flopy Disk. File-file ini dapat disimpan dengan menganalogikan kepada sistim arsip konvensional sebagaimana disebutkan di atas.

Untuk Flopy Disk sebaiknya digunakan ukuran 3 ½ in dengan kemampuan 1.44 MB atau lebih. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut:

a.   Satu Disket sebaiknya digunakan untuk satu jenis kegiatan sehingga mudah melakukan identifikasi.

b.   File yang disimpan dituliskan dalam label yang ditempelkan pada Disket tersebut.

c.   Masing-masing Disket diberi nomor tiga digit pada bagian atas label. 001, 002, 003 dan seterusnya

d.   Beberapa Disket dikumpulkan dalam satu Kotak Disket dan diberi nomor sebagaimana nomor Stofmap.

e.   Kotak-kotak Disket tersebut selanjutnya dimasukkan dalam Kotak File yang sesuai ukurannya.

Untuk Compact Disk (CD) digunakan yang berkapasitas 700 MB atau lebih. Adapun ketentuannya dianalogikan dengan Flopy Disk.

Buku Arsip.

Untuk dapat melakukan penelusuran file-file yang tertata rapi dalam rak-rak Almari Arsip perlu dibuat Buku Arsip. Adapun form data Buku Arsip terdiri dari beberapa kolom, antara lain:

a.   Nomor urut.

b.   Nama File.

c.   Nomor Identifikasi Stofmap / Disket.

d.   Bidang Kerja.

( Lihat contoh Form Data Buku Arsip )

Administrasi Keuangan.

Administrasi keuangan diatur tersendiri dalam Pedoman Pengelolaan Keuangan.

Administrasi Inventaris.

Sebagai milik organisasi inventaris harus dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan dalam aktifitas DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” secara efisien. Inventaris merupakan amanah jama’ah yang harus dijaga dan dipertanggungjawabkan oleh pengurus, sehingga keberadaan, kuantitas maupun kualitasnya dapat diketahui dan terjaga dengan baik.

Inventaris DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”.

Inventaris DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” adalah merupakan kekayaan atau barang-barang milik  Masjid “AL BAROKAH” baik yang memiliki life time lama maupun pendek. Inventaris ini harus diadakan, dicatat, disimpan, digunakan, dirawat, dan diawasi keberadaannya.

Pengadaan inventaris.

Inventaris DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” diperoleh dari wakaf, hibah, hadiah, pembelian  maupun cara-cara lain yang halal dan tidak mengikat. Barang-barang inventaris yang diperoleh dari pemberian tidak dapat diperkirakan, sedang yang diperoleh dari pembelian dapat diperkirakan sebelumnya.

Pengadaan barang-barang inventaris yang bersifat pembelian harus dianggarkan terlebih dahulu dan disetujui dalam rapat pengurus. Setiap pembelian yang dilakukan pengurus harus dilengkapi dengan nota atau kwitansi pembelian. Apabila tidak diperoleh bukti pembelian, maka harus dideklarasikan dan disetujui oleh Ketua Umum.

        ( Lihat contoh Form Deklarasi)

Pencatatan inventaris.

Inventaris hasil pengadaan barang baik yang diperoleh melalui pemberian maupun pembelian harus selekasnya dicatat atau diinventarisir. Proses pencatatan atau inventarisasi juga diperlukan bagi barang-barang yang belum sempat dicatat. Selanjutnya barang-barang tersebut diberi Nomor Inventaris dengan data sebagai berikut:

a.   Kode “ NI : “(Nomor Inventaris).

b.   Nomor urut inventaris (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

c.   Garis miring.

d.   Tulisan “ INV-TMM “ (inventaris DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”).

e.   Garis miring.

f.    Bulan Hijriyah, nomor urut angka dua digit dengan ketentuan sebagai berikut:

Muharram      : 01

Shafar           : 02

Rabi’ul Awal    : 03

Rabi’ul Akhir   : 04

Jumadil Awal   : 05

Jumadil Akhir  : 06

Rajab            : 07

Sya’ban         : 08

Ramadlan       : 09

Syawal          : 10

Dzulqo’idah     : 11

Dzulhijjah       : 12

g.   Garis miring.

h.   Tahun Hijriyah, empat digit.

i.     Garis Miring.

j.    Penanggungjawab, bidang yang bersangkutan.

Nomor Bidang (dua digit).

Ketua Umum                                          : 00

Bidang Pembinaan Jama’ah                       : 01

BidPemeliharaan dan Pengembangan Masjid        : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                      : 03

Bidang Pendidikan dan Pelatihan                        : 04

Bidang Dana dan Perlengkapan                 : 05

Bidang Pembinaan Remaja Masjid                      : 06

Sekretaris                                              : 07

Bendahara                                             : 08

k.   Garis miring.

l.     Kode barang diikuti garis strip dan nomor urut tiga digit.

001, 002, 003 dan seterusnya.

Kode Barang.

FN         : Furniture.

AK        : Alat kantor.

AB        : Alat bantu.

KD                : Kendaraan dinas.

AK        : Alat kerja

Dan lain sebagainya.

Contoh :

NI : 001 / INV-TMF / 04 / 1428 / 01 / FN-002

Nomor Inventaris ini selanjutnya dituliskan/ditempelkan pada barang inventaris.

Selanjutnya dibuat Buku Daftar Inventaris yang merupakan kumpulan catatan inventaris DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” dengan data sebagai berikut:

a.   Nomor urut.

b.   Nomor Inventaris.

c.   Nama Barang.

d.   Lokasi.

e.   Keterangan.

(Lihat contoh Form Data Buku Daftar Inventaris)

Penyimpanan inventaris.

Barang-barang inventaris yang sedang digunakan ditempatkan pada lokasi sesuai penggunaannya. Sedang yang tidak digunakan disimpan dalam Ruang Gudang dalam keadaan terbungkus plastik/kotak karton dan diberi label. Label tersebut bertuliskan “INVENTARIS TM “AL BAROKAH” dan disebutkan Nomor Inventarisnya.

 

Contoh:

Penggunaan inventaris.

Inventaris yang akan digunakan harus dimintakan dahulu dengan mengisi Form Permintaan Barang. Bila disetujui selanjutnya dikeluarkan dan mengisi Form Pengeluaran Barang. Bila telah selesai dipergunakan dan dikembalikan, maka mengisi Form Pengembalian Barang. Akhirnya dicatat dalam Buku Penggunaan Inventaris dengan data sebagai berikut:

a.   Nomor urut.

b.   Nomor Inventaris.

c.   Nomor keluar/masuk barang.

- Kode K untuk keluar.

- Kode M untuk masuk.

- Kode P untuk permintaan.

d.   Pengguna. Bidang kerja yang bersangkutan.

e.   Keterangan.

Cara penomoran Nomor Keluar/Masuk Barang.

a.   Nomor urut (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

b.   Garis miring.

c.   Kode K/M/P, strip (-) dan nomor bidang kerja.

d.   Garis miring.

e.   Nomor bulan Hijriyah, dua digit.

f.    Garis miring.

g.   Tahun Hijriyah, empat digit.

Contoh:

001/P-01/02/1424

(Lihat contoh Form Permintaan Barang)

(Lihat contoh Form Pengeluaran Barang)

(Lihat contoh Form Pengembalian Barang).

(Lihat contoh Form Data Buku Penggunaan Inventaris).

Perawatan inventaris.

Inventaris yang ada harus dirawat sedang yang rusak selekasnya diperbaiki. Perawatan dan perbaikan yang dilakukan selanjutnya dicatat dalam Buku Daftar Inventaris sebagai data terbaru.

Untuk inventaris yang sudah tidak dapat dipakai sebaiknya dimusnahkan atau dipergunakan untuk keperluan lain bilamana memungkinkan.

Pengawasan inventaris.

Untuk mengawasi inventaris tiap akhir masa periode Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” dilakukan inventarisasi ulang (reinventarisasi) yang selanjutnya dilaporkan dalam Laporan Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” yang diajukan dalam Musyawarah Jama’ah.

KESEKRETARIATAN

Sekretariat.

Sekretariat adalah kantor tempat penyelenggaraan administrasi organisasi yang menjadi pusat kegiatan kepengurusan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Seluruh aktifitas DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”  dipusatkan dan digerakkan dari sekretariat yang selanjutnya disesuaikan dengan jenis kegiatan tersebut. Bangunan sekretariat diupayakan permanen dan merepresentasikan suatu organisasi jama’ah Masjid yang baik.

Fungsi Sekretariat.

Di kantor sekretariat para pengurus bertemu, berkomunikasi dan beraktifitas secara intensif. Karena itu sekretariat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” harus difungsikan sebagai:

a.   Pusat pengendalian organisasi.

b.   Tempat kegiatan administrasi.

c.   Fasilitas pendukung silaturrahim dan komunikasi antar pengurus maupun antara pengurus dan jama’ah.

d.   Pusat informasi kegiatan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”.

Fasilitas Sekretariat.

Sesuai dengan fungsinya, maka kantor sekretariat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” perlu didukung fasilitas yang memadai seperti:

a.   Meja kursi tamu.

b.   Ruang Rapat/meeting.

c.   Alat tulis-menulis kantor.

d.   Telephone.

e.   Faximile.

f.    Komputer lengkap.

g.   Papan-papan kegiatan.

h.   Papan-papan informasi.

i.     Almari kantor.

j.    Brankas.

k.   Almari pantry dan perlengkapannya.

l.     Dan lain-lain.

Pengelolaan Sekretariat.

Pengelolaan kantor sekretariat menjadi tanggungjawab seluruh sekretaris di bawah koordinasi Sekretaris Umum. Kantor sekretariat harus dijaga kesehatan, kebersihan, kerapian dan keindahannya, karena itu perlu ditunjuk petugas kebersihan yang menjaga kebersihan sekretariat.

Kantor sekretariat merupakan tempat penerimaan tamu-tamu resmi DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”, untuk itu perlu disediakan Buku Tamu yang berisi kolom-kolom sebagai berikut:

a.   Nomor urut.

b.   Tanggal.

c.   Nama.

d.   Organisasi / Alamat.

e.   Keperluan.

f.    Parap.

(Lihat contoh Form Data Buku Tamu)

Korespondensi

Kantor sekretariat merupakan alamat resmi surat masuk dan surat keluar DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”. Dalam setiap korespondensi atau surat menyurat organisasi harus dengan jelas menunjukkan alamat tersebut. Alamat sekretariat secara lengkap disebutkan pada kepala (kop) surat.

               

Dalam korespondensi sekretariat bertanggungjawab penuh atas pembuatan, pencataan, kecermatan dan distribusi surat keluar maupun penerimaan surat masuk .

Proses surat keluar harus mengikuti ketentuan sebagai berikut:

a.   Setiap pengurus yang akan mengeluarkan surat harus mengisi Buku Agenda Surat Keluar.

b.   Draft surat keluar diketik oleh sekretaris pada kertas dengan Kepala Surat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”.

c.   Surat yang sudah diketik dan ditandatangani sekretaris, selanjutnya dikonfirmasikan serta dimintakan tanda tangan kepada Ketua Umum atau Ketua Bidang masing-masing sesuai hirarkinya.

d.   Surat kemudian dilipat dan dimasukkan amplop yang telah dipersiapkan tujuan atau penerimanya. Untuk surat tanpa amplop cukup dilipat rapi dan di-staples  dengan penerima dan alamatnya terlihat di bagian luar.

e.   Selanjutnya surat tersebut dikirimkan dengan terlebih dahulu dicatatkan dalam Buku Ekspedisi.

f.    Arsip surat dimasukkan dalam File Surat Keluar pada Document Keeper dan selanjutnya disimpan dalam rak Almari Arsip.

Untuk surat masuk penanganannya adalah sebagai berikut:

a.   Surat masuk diberikan kepada pengurus yang berhak menerimanya.

b.   Setelah dibuka selanjutnya dicatatkan dalam Buku Agenda Surat Masuk.

c.   Diberi Stempel Penerimaan. Catatkan tanggal penerimaan dan nomor agendanya.

d.   Bilamana perlu surat tersebut diperbanyak (di-copy).

e.   Masukkan dalam arsip File Surat Masuk dan selanjutnya disimpan dalam rak Almari Arsip.

PROTOKOLER

Protokoler dilakukan sebagai langkah penataan suatu acara seremonial. Untuk menjaga keteraturan dan ketertiban acara seremonial yang diselenggarakan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Pemilihan tempat.

a.   Dipilih tempat sesuai dengan kebutuhan acara yang mampu menampung seluruh tamu atau undangan.

b.   Dapat digunakan tempat di dalam atau di luar Masjid “AL BAROKAH”.

c.   Untuk acara besar sebaiknya digunakan Ruang Serba Guna agar tidak mengganggu jama’ah yang sedang melaksanakan shalat atau aktifitas lainnya.

Penataan ruang.

a.   Layout ruangan diatur sesuai dengan kebutuhan acara.

b.   Pengaturan dan jumlah meja maupun kursi disesuaikan dengan tamu yang diundang. Dihindari terjadinya kekurangan tempat duduk.

c.   Dekorasi dibuat sederhana tanpa mengurangi aspek keindahan dan keserasian.

d.   Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” dan Undangan Khusus ditempatkan pada barisan depan.

e.   Dilakukan pemisahan antara baris pria dan wanita agar tidak menimbulkan fitnah.

Organisasi.

a.   Apabila dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan, maka acara tersebut di bawah koordinasi Seksi Acara.

b.   Apabila tanpa panitia, maka acara dilaksanakan di bawah koordinasi sekretaris sesuai hirarkinya.

Petugas.

Untuk mendukung kelancaran acara perlu ditunjuk petugas acara, antara lain:

a.   Pengatur Acara.

Petugas yang berwenang mengatur dan bertanggungjawab atas suksesnya seluruh acara seremonial. Secara umum dapat dikatakan sebagai manager acara.

b.   Pembawa Acara  atau Master of Ceremony (MC).

Petugas yang mebawakan jalannya acara secara kronologis. Dalam tugasnya, dia membacakan Susunan Acara, mengawali dan mengakhiri jalannya seremonial, mempersilahkan para petugas, mempersilahkan orang-orang yang harus berpidato dan lain sebagainya. Bilamana perlu dia dibantu oleh seorang asisten MC sebagai penghubung.

c.   Penerima tamu.

Petugas yang menyambut dan mempersilahkan tamu untuk mengisi Buku Tamu. Dipersiapkan penerima tamu pria dan wanita yang ramah.

d.   Pengantar tamu.

Petugas yang mengantarkan tamu menuju ke tempat duduknya. Dipersiapkan pengantar tamu pria dan wanita yang ramah.

e.   Pembaca Al Quraan (Qori’).

Petugas yang membacakan Kitab Al Qurran. Diutamakan yang memahami dan fasih dalam qiroah Al Quraan.

f.    Pembaca terjemah Al Quraan.

Petugas yang membacakan tejemahan ayat-ayat Al Quraan yang telah dibacakan oleh Qori’. Diutamakan yang bersuara indah dan jelas.

g.   Pengatur dan pelaksana konsumsi.

Petugas yang bertanggungjawab dalam pengaturan maupun pemberian konsumsi (makanan) kepada tamu atau undangan.

h.   Dekorator.

Petugas yang bertanggungjawab dalam menghias ruangan acara. Dipilih yang memiliki keahlian seni yang baik.

i.    Photografer.

Petugas dokumentasi yang bertanggungjawab mendokumentasikan acara dalam bentuk photo. Dipilih yang ahli atau berpengalaman dalam bidang photografi.

j.    Pengatur perlengkapan.

Petugas yang bertanggungjawab atas pengaturan, pengawasan dan perbaikan peralatan pendukung, seperti: kursi, lampu, sound system, panggung dan lain sebagainya.

k.   Pengatur hiburan.

Petugas yang bertanggungjawab dalam mengatur jalannya acara hiburan.

Penyusunan Agenda Acara.

Agenda Acara disusun agar pelaksanaanya berlangsung tertib dan memuaskan. Secara garis besar Susunan Agenda Acara  adalah sebagai berikut:

a.   Pembukaan.

b.   Tilawah Al Quraan.

c.   Sambutan-sambutan / pidato.

d.   Acara Utama.

e.   Hiburan.

f.    Do’a.

g.   Penutupan.

Catatatan:

a.   Pada saat pembukaan, Pembawa Acara (MC) mengawali acara dengan ucapan salam, memuji Allah, bershalawat bagi Rasulullah, ucapan selamat datang dan mengajak pada para hadirin untuk membuka acara dengan bacaan basmalah, yaitu: “Bismillahirrahmaanirrahiim”.

b.   Pada saat Tilawah Al Quraan, Sebelum Qori’ membaca, MC mengingatkan hadirin untuk menjaga ketenangan dan mendengarkan bacaan Al Quraan agar memperoleh rahmat Allah Subhanahu wa ta’ala (QS 7:204, Al A’raaf). Selanjutnya Qori’ membacakan beberapa ayat Al Quraan (tidak terlalu panjang, sekitar 5 menit) dan diikuti dengan pembacaan terjemahannya.

c.   Beberapa sambutan disampaikan oleh beberapa pihak, antar lain:

1.   Prakata/Laporan panitia penyelenggara.

2.   Sambutan pengurus.

3.   Sambutan tamu.

Urut-urutan sambutan adalah dari pengurus/pejabat terendah ke tertinggi dalam hirarki struktural maupun sosial. Sambutan disampaikan secara ringkas, jelas dan tidak lama.

d.   Acara Utama adalah merupakan acara inti yang menjadi dasar penyelengaraan seremonial.

e.   Acara Hiburan merupakan selingan. Diisi dengan hiburan yang membawa pesan nilai-nilai da’wah. Dihindari hiburan yang berkesan glamour dan menebarkan aroma nilai-nilai kemaksiatan.

f.    Acara Do’a merupakan permohonan kepada Allah yang dipimpin oleh petugas atau orang yang ditunjuk. Diutamakan orang yang faqih, ulama atau ustadz.

g.   Dalam penutupan, Pembawa Acara (MC) mengahiri acara dengan ucapan terima kasih, permohonan ma’af atas segala kekurangan dan kekhilafan. Selanjutnya mengajak pada para hadirin untuk menutup acara dengan bacaan hamdalah, yaitu: “Alhamdulillaahirrabbil ‘aalamiin” dan atau do’a kafaratul majlis. Akhirnya menyampaikan ucapan perpisahan dan memberi salam penutup.

h.   Secara detail Susunan Agenda Acara disesuaikan dengan  maksud penyelenggaraannya. Pembukaan dan penutupan sebenarnya bukan merupakan agenda acara, tetapi berfungsi sebagai pelengkap.

Rambu-rambu acara.

Dalam penyelenggaraan acara (seremonial) di lingkungan DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” perlu diperhatikan antara lain:

a.   Tetap memperhatikan batasan-batasan syari’at Islam.

b.   Menghindari perilaku boros, mubadzir dan glamour.

c.   Sederhana dan menghemat dana.

d.   Menjaga ukhuwah dan silaturrahmi.

e.   Menghindari terjadinya fitnah.

Contoh Form Regristerasi Jama’ah

BIO DATA

JAMA’AH MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

 

I. DATA PRIBADI

Nomor Induk Jama’ah   (NIJ)    : 00123.1428.001

Nama Lengkap                         : Ibrahim Al Mustafa, ST

Tempat dan Tanggal Lahir        : CIREBON/ 5 Februari 1974

Alamat                                     : Jl. Mangga No. 10 / Blok F-003

                                                   PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON.

Nomor Telephone                    : (0548) 55667712

Jenis Kelamin                           : Pria

Tinggi Badan                            : 170 cm

Hobi                                         : Membaca, berorganisasi, tenis, catur

Pekerjaan                                 : PT. Arafah Utama

II. DATA KELUARGA

Nama Istri / Suami                   : Dra. Umi Sakinah                   NIJ       : 00123.1428.002

Nama Anak-anak                      : Mar’ah Alifah                           NIJ       : 00123.1428.003

                                                  Achmad Shalih                       NIJ       : 00123.1428.004

Saudara                                      Siti Amanah                            NIJ       : 00123.1428.005

III. LATAR BELAKANG PENDIDIKAN

No.       Sekolah / Universitas                                   Tempat           Tahun Lulus

1.         SD Islam Sakina 001                                        CIREBON          1987   

2.         SMP Islam Sakina 001                                      CIREBON          1990

3.         SMA Islam Sakina 001                                      CIREBON          1993

4.         Universitas Islam Sakina (Teknik Industri)       CIREBON          2000

IV. ORGANISASI YANG PERNAH / SEDANG DIIKUTI

No.       Nama Organisasi                                              Jabatan                       Tahun

1.         OSIS     SMA Islam Sakina 001                          Ketua               1992

2.         LDK Universitas Islam Sakina                           Sekretaris        1995-1998

*) Nomor Induk Jama’ah diisi oleh petugas.

Contoh Skema Kartu Jama’ah

 

Contoh Form Data Buku Induk Jama’ah

DATA JAMA’AH

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON

NO.

NAMA

N I J

ALAMAT

NO. TLP.

1.	Ibrahim AM, ST	00123.1428.001	Jl. Mangga No. 10 / F-003	55667712
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Contoh Format Surat DKM “AL BAROKAH”

				Bismillaahirrahmaanirrahiim
		No.       : _______________ Lamp.  : _______________ Hal       : _______________
						Kepada Yang Kami Hormati, Bp./Ibu/Sdr. ____________ Di Madani
		Assalaamu’alaikum warahmatullaah,
		ISI SURAT -       Pendahuluan -       Pokok Pembicaran -       Kalimat Penutup

 

	Billaahittaufiq walhidayah, Wassalaamu’alaikum warahmatullaah
			___________________

 

                  

Contoh Kepala (Kop) Surat DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

 

Contoh Surat Biasa

 

Bismillaahirrahmaanirrahiim

No.   : 014/I-01/02/1428

Lamp.        : -

Hal.   : Undangan

                                                        Kepada Yang Kami Hormati,

                                                        Bp./Ibu/Sdr. ______________

                                                        Di

                                                        CIREBON

Assalaamu’alaikum warahmatullaah,

Segala puji bagi Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah yang telah menuntun umat manusia menuju kebenaran. Seiring silaturrahmi kami, semoga kiranya Allah senantiasa memberi hidayah dan rahmat kepada kita semua.

Dengan ini kami Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” mengundang jama’ah Masjid “AL BAROKAH” untuk menghadiri acara Dialog Interaktif yang akan diselenggarakan, insya Allah, pada:

Hari / Tanggal             : Ahad,    14  Shafar    1428  H

                                                4  Maret     2007  M

Waktu                       : Jam 10.00 s/d 12.00

Tempat                      : Ruang Serba Guna Masjid “AL BAROKAH”

                                  PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON

Tema                        : Konsep Jama’ah dan Imamah Dalam Islam.

Pembicara                  :  1.  Dr. Mujahid Ahmadi, Lc.

                                   2 . Ir. Hizbullah Al Fajri, MM.

Demikianlah undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami atas kehadiran jama’ah sekalian tepat pada waktunya.

Billaahittaufiq walhidayah,

Wassalaamu’laikum warahmatullaah.

CIREBON, 11  Shafar     1428 H

 1  Maret      2007 M

                                                       

                                                Pengurus DKM “AL BAROKAH”

                                                 Bidang Pembinaan Jama’ah

                                                       

      Suparman

        Ketua       

Contoh Surat Khusus

 

Bismillaahirrahmaanirrahiim

S U R A T    T U G A S

Nomor : 015/E-00/02/1425

Dengan mengharap pertolongan dan ridlo Allah Subhanahu wa ta’ala, Pengurus DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” memberi tugas kepada:

Nama                : Sudihardi

Jabatan      : Departemen Bidang Pembinaan Jama’ah DKM “AL

                    BAROKAH”

Keperluan  : Mengikuti Pelatihan Management Masjid yang diselenggarakan oleh   Lembaga Da’wah YAKAUMI CIREBON.

Berangkat  : Tanggal 3 Maret 2007

Kembali     : Tanggal 5 Maret 2007

Transportasi       : Kendaraan umum.

Demikian Surat Tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Kepada yang bersangkutan diharapkan memberi laporan setelah menyelesaikan tugas tersebut.

Billaahittaufiq walhidayah,

CIREBON, 11  Shafar     1428 H

 1  Maret      2007 M

                                                                                                                                                         Pengurus DKM “AL BAROKAH”

                                                        Bidang Pembinaan Jama’ah

                                                       

              Suparman

                 Ketua      

Contoh Surat Khusus

KETETAPAN

MUSYAWARAH JAMA’AH KE-1 DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH”

PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON

Nomor :  005/TAP/MJ-I/11/1424

Tentang:

PEDOMAN KEPENGURUSAN

DEWAN KEMAKMURAN MASJID  “AL BAROKAH”

________________________________________________________

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Musyawarah Jama’ah Ke-1 DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” dengan senantiasa mengharap hidayah dan ridlo Allah subhanahu wa ta’ala, setelah:

MENIMBANG

Bahwa untuk mencapai tujuan diperlukan organisasi yang solid, terstruktur dan terarah.

Bahwa untuk memberi keteraturan  dalam beraktifitas perlu disusun   Pedoman Kepengurusan.

MENGINGAT

1. Belum dimilikinya pedoman sebagaimana tersebut di atas.

2. Pentingnya petunjuk pelaksanaan dalam berorganisasi.

MEMPERHATIKAN

1. Aspirasi peserta Musyawarah Jama’ah DKM “AL    BAROKAH”.

2. Hasil musyawarah peserta MJ-III.

MEMUTUSKAN/MENETAPKAN

Pedoman Kepengurusan DKM MASJID “AL    BAROKAH”   PERUMAHAN BUKEPIN CIREBON.

Billaahittaufiq walhidayah,

Ditetapkan di      : CIREBON

Pada Tanggal      : 12    Dzulqo’idah 1427 H

          3    Desember    2006 M

                                           Pimpinan Sidang Musyawarah Jama’ah

DKM “AL BAROKAH” 

Isra’ Umarghani                                   Arochcon Mustofa,ST

       Ketua                                                  Sekretaris

Contoh Form Data Buku Agenda Surat Keluar

AGENDA SURAT KELUAR

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

N I K F

PERIHAL

TANGGAL SURAT

TUJUAN

1.	017/E-00/01/1427	00/03A/1427/002	Silaturrahmi	19-12-2006	Pengurus MUI CIREBON
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Contoh Form Data Buku Agenda Surat Masuk

AGENDA SURAT MASUK

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

N I K F

PERIHAL

TANGGAL TERIMA

PENGIRIM

1.	011/Sek./03/2007	07/03A/1428/002	Silaturrahim	10-03-2007	Pengurus TM “At Taqwa”
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Contoh Form Data Buku Ekspedisi

PENGIRIMAN SURAT

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

TUJUAN

PERIHAL

TANGGAL DIKIRIM

PARAP PENERIMA

1.	010/E-03/01/1428	Pengurus Panti Asuhan “Yatama”	Silaturrahmi	07-03-2004
2.
3.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Contoh Form Data Buku Arsip

DAFTAR FILE ARSIP

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NAMA FILE

NOMOR IDENTIFIKASI STOFMAP/DISKET

BIDANG KERJA

1.	Laporan Pengurus Tahun 2004	00 / 01A / 1428 / 001 / 001	Ketua Umum
2.	Menutes of Meeting	07 / 01A / 1428 / 001 / 002	Sekretaris
3.	Laporan Keuangan	08 / 01A / 1428 / 001 / 003	Bendahara
4.	Latihan Kepemimpinan Masjid	01 / 01A / 1428 / 002 / 001	Pembinaan Jama’ah
5.	Pengajian Bulanan	01 / 01A / 1428 / 002 / 002	Pembinaan Jama’ah
6.	Bimbingan Membaca Al Quraan	01 / 01A / 1428 / 002 / 003	Pembinaan Jama’ah
7.	Dst.
8.	Dst.
9.	Dst.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Contoh Form Deklarasi

 

Contoh Form Data Buku Daftar Inventaris

DAFTAR INVENTARIS

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR INVENTARIS

NAMA BARANG

LOKASI

KETERANGAN

1.	001/INV-TMM/04/1424/01/FN-001	Meja Kerja	Sekretariat	Baik / layak pakai
2.	001/INV-TMM/04/1424/07/AK-005	Komputer	Sekretariat	Baik / layak pakai
3.	001/INV-TMM/04/1424/07/AK-006	Printer	Sekretariat	Baik / layak pakai
4.	001/INV-TMM/04/1424/07/FN-004	Kursi Lipat	Gudang	Rusak
5.	Dst.
6.	Dst.
7.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Contoh Form Permintaan Barang

 

Contoh Form Pengeluaran Barang

 

Contoh Form Pengembalian Barang

 

Contoh Form Data Buku Penggunaan Inventaris

DAFTAR PENGGUNAAN INVENTARIS

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR INVENTARIS

NOMOR KELUAR /MASUK BARANG

PENGGUNA

KET.

1.	021/INV-TMF/04/1428/05/FN-012	001/P-01/02/1428	Bidang PJ	Dipinjam untuk PKM
2.	021/INV-TMF/04/1428/05/FN-012	002/K-01/02/1428	Bidang PJ	Dikeluarkan untuk PKM
3.	021/INV-TMF/04/1428/05/FN-012	003/M-01/02/1428	Bidang PJ	Dikembalikan Ke Bidang DP
4.	Dst.
5.	Dst.
6.	Dst.
7.
8.
9.

Contoh Form Data Buku Tamu

DAFTAR TAMU

DEWAN KEMAKMURAN MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

TANGGAL

NAMA

ORGANISASI / ALAMAT

KEPERLUAN

PARAP

1.	02-04-2008	Syafril Harahap	PII	Silaturrahmi
2.	03-04-2008	Budi Lesmana	GPII	Diskusi Ormas Islam
3.	03-04-2008	Abubakar Aslam	Al Irsyad	Diskusi Ormas Islam
4.	03-04-2008	Luhut Nasution	HMI	Diskusi Ormas Islam
5.	12-04-2008	Drs. Sugiono	TM “Al Huda”	Benchmarking
6.	12-04-2008	Ir. Sophian Baraja	TM “At Taqwa”	Benchmarking
7.	Dst.
8.	Dst.
9.
10.
11.
12.